Dokumentationspflicht für Cannabis Social Clubs: Was ihr wissen müsst

Dokumentationspflicht für Cannabis Social Clubs: Was ihr wissen müsst

Wenn ihr einen Cannabis Social Club (CSC) gründen oder betreiben wollt, gibt es eine Sache, die absolut klar sein muss: Die Dokumentation. Sie ist die Grundlage, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben und transparent mit Behörden zu kommunizieren. Aber was genau muss ein CSC eigentlich festhalten – und wo müsst ihr diese Unterlagen einreichen? In diesem Artikel erklären wir euch alles Schritt für Schritt.

Warum ist die Dokumentation so wichtig?

Cannabis Social Clubs dürfen nur unter strengen Regeln agieren. Ohne genaue und lückenlose Aufzeichnungen können Behörden schnell den Eindruck gewinnen, dass der Club nicht gesetzeskonform arbeitet. Gleichzeitig sorgt die Dokumentation dafür, dass ihr selbst den Überblick behaltet – egal, ob es um den Anbau, die Lagerung oder die Ausgabe an Mitglieder geht.

Kurz gesagt: Wer sauber dokumentiert, schützt sich und seinen Club vor unnötigem Ärger.

Was muss dokumentiert werden?

1. Eure Mitglieder

Ein Cannabis Social Club ist eine geschlossene Gemeinschaft. Das bedeutet, nur registrierte Mitglieder dürfen Teil eurer Clubaktivitäten sein. Um das sicherzustellen, müsst ihr folgende Dinge festhalten:

  • Mitgliederlisten: Namen, Geburtsdaten und Kontaktdaten aller Mitglieder.
  • Mitgliedsvereinbarungen: Jedes Mitglied muss schriftlich bestätigen, dass es die Clubregeln kennt und einhält.
  • Verbrauchsnachweise: Wie viel Cannabis erhält jedes Mitglied? Hier müsst ihr Buch führen, um sicherzustellen, dass niemand mehr bekommt als erlaubt.

2. Anbau und Ernte

Auch der Anbau von Cannabis ist stark reguliert. Damit alles transparent bleibt, müsst ihr genau aufschreiben:

  • Wie viele Pflanzen ihr anbaut und wo diese stehen.
  • Wann ihr welche Samen verwendet habt (inklusive Nachweis über deren Herkunft).
  • Wie viel ihr geerntet habt – und falls Verluste entstanden sind, warum (z. B. durch Schädlingsbefall).

3. Lager und Abgabe

Was mit dem geernteten Cannabis passiert, muss genauso genau dokumentiert werden:

  • Lagerbestände: Wie viel Cannabis befindet sich aktuell im Clublager?
  • Abgabebuch: Wer hat wie viel bekommen? Auch hier müssen die Mengen pro Mitglied nachvollziehbar sein.

4. Finanzen

Ein Cannabis Social Club arbeitet nicht gewinnorientiert, trotzdem müsst ihr eure Finanzen dokumentieren:

  • Einnahmen (z. B. Mitgliedsbeiträge) und Ausgaben (z. B. für Anbaubedarf).
  • Spenden: Falls ihr Spenden erhaltet, müssen diese ebenfalls aufgeführt werden.

5. Wichtige Berichte

Es kann sein, dass ihr regelmäßig Berichte für Behörden anfertigen müsst. Dazu gehören:

  • Übersichten über Anbau und Abgabe, die die Einhaltung der Regeln belegen.
  • Protokolle von Mitgliederversammlungen, falls dort relevante Entscheidungen getroffen wurden.

Wo müsst ihr diese Unterlagen einreichen?

Die genauen Anforderungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland, aber im Großen und Ganzen sind folgende Stellen relevant:

1. Gesundheitsamt

Das Gesundheitsamt ist meist die erste Anlaufstelle, wenn es um die Überwachung von Cannabis Social Clubs geht. Hier müsst ihr regelmäßig Berichte über eure Anbauaktivitäten, Ernten und Abgaben einreichen.

2. Finanzamt

Da ein Cannabis Social Club als gemeinnütziger Verein eingetragen werden muss, fordert das Finanzamt Transparenz über eure Einnahmen und Ausgaben. Nur so könnt ihr eure Steuerpflichten erfüllen – oder sicherstellen, dass ihr von der Steuer befreit seid.

3. Vereinsregister

Eure Satzung, Mitgliederlisten und Protokolle der Mitgliederversammlungen können bei Bedarf vom Vereinsregister geprüft werden. Diese Unterlagen sind besonders bei der Gründung wichtig.

4. Polizei und Ordnungsamt

Es kann vorkommen, dass Kontrollbehörden wie die Polizei Einblick in eure Dokumente verlangen. Zum Beispiel, wenn es zu Verdachtsmomenten kommt oder einfach stichprobenartig kontrolliert wird.

5. Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM)

Wenn euer Club besondere Genehmigungen benötigt, z. B. für den Anbau bestimmter Cannabissorten, ist das BfArM euer Ansprechpartner.

Wie kann euch bubatz.club unterstützen?

Die ganze Dokumentationspflicht klingt nach viel Arbeit – und das ist sie auch. Genau deshalb wollen wir dich dabei unterstützen. Unsere Software hilft euch, die Anforderungen einfach und effizient zu meistern. Das bieten wir euch:

  • Mitgliederverwaltung: Protokollierung von Ein- und Austritten sowie Verbrauchsdaten.
  • Anbau- und Bestandsmanagement: Transparente Übersicht über Pflanzen, Ernten und Lagerbestände.
  • Berichtsgenerierung: Fertige Vorlagen und automatische Erstellung von Berichten für Behörden.
  • Sicherheit und Datenschutz: Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert.
  • Zeitersparnis: Weniger Papierkram, mehr Fokus auf eure Community.

Mit bubatz behaltet ihr jederzeit den Überblick und seid immer bestens vorbereitet – egal, ob es um interne Organisation oder den nächsten Behördenbesuch geht.

Fazit

Eine saubere Dokumentation ist das Fundament für jeden Cannabis Social Club. Sie schützt euch vor rechtlichen Problemen und sorgt dafür, dass eure Arbeit transparent bleibt. Mit der richtigen Software an eurer Seite wird das Ganze nicht nur einfacher, sondern auch deutlich entspannter.

Lust, dir das Leben für deinen Club einfacher zu machen? Dann starte noch heute und probier es kostenlos aus.

Quellen